SCOPE MGT & Ms. PROJECT

Lingkup Manajemen & Ms. Proyek

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Dalam PMBOK, pembuatan WBS termasuk ke dalam bidang Scope Management.

•         PMBOK mendefinisikan WBS sebagai cara penyampaian dekomposisi pekerjaan yang hirarki untuk memandu Tim Proyek dalam menjalankan proyek mereka.

•         Secara visual, WBS mendefinisikan ruang lingkup proyek yang dapat dipahami oleh Tim Proyek secara keseluruhan, karena setiap tingkat dari WBS dapat memberikan definisi lebih lanjut dan detail.

•         WBS menghubungkan antara ruang lingkup proyek dengan detail perencanaan proyek.

•         WBS dibuat setelah mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan bersama dengan para pemangku kepentingan (stakeholder) proyek.

•         WBS dapat direpresentasikan dalam berbagai cara termasuk tampilan Grapik atau berbentuk outline / Tabular

WBS – WORK PACKAGE

WBS digunakan untuk mendefinisikan paket pekerjaan (work package) yang nantinya dipecah menjadi tugas (Task). Dalam praktiknya, masing-masing tugas memiliki Person In Charge (PIC), biaya, jadwal, lingkup teknis, sumber daya, dan wilayah pekerjaan.

Milestone merupakan suatu tanda yang menunjukkan bahwa deliverable atau fase telah selesai dilakukan.

Prinsip rinsip Dasar dalam Menjalankan WBS

1.     Aturan 100%

2.     Hubungan antar bagian yang eksklusif

3.     Rencanakan hasil yang ingin dicapai, bukan pelaksanaannya.

4.     Tingkatan detail

5.     Komponen Terminal

.

Catatan :

Setiap komponen dalam WBS tidak melebihi 80 jam kerja

Bentuk dan Format Pembuatan WBS

1.     Bentuk Outline

2.     Bentuk Graphical Tree Prinsip

MANFAAT WBS

•         Mendefinisikan dan mengorganisasikan pekerjaan proyek.

•         Penentuan bujet, estimasi waktu pengerjaan, dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan juga dapat dialokasikan berdasarkan WBS.

•         untuk melacak kinerja dan biaya proyek, serta mengidentifikasi isu-isu dan masalah dalam organisasi proyek.

•         untuk mengidentifikasi potensial risiko dalam suatu proyek.

•         Dengan mengintegrasikan WBS dengan struktur organisasi, manajer proyek juga dapat mengidentifikasi poin komunikasi dan merumuskan rencana komunikasi di seluruh organisasi proyek.

GANTT CHART

•         Gantt Chart dibuat oleh H. L. Gantt pada tahun 1971, yang merupakan visualisasi chart yang digunakan untuk menggambarkan jadwal dari pekerjaan atau proyek terhadap kalender.

•         Gantt Chart menggambarkan tanggal mulai dan berakhir dari terminal elemen dan ringkasan elemen proyek serta menujukan hubungan yang terdapat antara semua fase atau tingkat dari pekerjaan.

•         Merupakan peralatan penjadwalan proyek dan evaluasi perkembangan yang paling umum digunakan.

•         Software yang membantu pembuatan GANTT Chart salah satunya adalah Microsoft Project

Bagan Gantt Chart

1.     Bagan GANTT berasal dari struktur WBS anda . Outline WBS anda dapat digambarkan dengan Gantt Chart

2.     GANTT Chart menggambarkan masing-masing tugas secara kronologis berbentuk diagram batang dan diagram ini lebih efektif untuk mengkomunikasikan jadwal

3.     Tiap batang mewakili tugas proyek yang diberi nama. Tugas-tugas didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Garis horizontal adalah garis waktu kalender.

4.     Bagan GANTT menunjukkan dengan jelas tugas-tugas yang overlap, yaitu tugas-tugas yang dapat dikerjakan dalam waktu yang sama.

5.     Bagan-bagan tersebut dapat diberi warna untuk mengindikasikan dengan jelas persentase penyelesaian dan perkembangan proyek. Bagan Gantt Chart

Keuntungan dan Kelemahan Gantt Charts

Keuntungan

1.     Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

2.     Dapat menggambarkan jadwal kegiatan dan kenyataan ke majuan sesungguhnya pada saat pelaporan, Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan

1.     Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antar kegiatan, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.

2.     Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

Read More

Diagram Jaringan Kerja

Diagram Jaringan Kerja

Jaringan kerja adalah suatu alat yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengawasi kemajuan dari suatu proyek. Jaringan dikembangkan dari informasi yang diperoleh dari WBS dan gambar diagram alir dari rencana proyek.

Disamping itu, jaringan kerja berguna untuk :

1.     Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks

2.     Membuat Perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis

3.     Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya

Analisa jaringan kerja proyek (project network analysis) adalah suatu sistem kontrol proyek berisi kegiatan tunggal, kegiatan gabungan, kegiatan paralel, dan lintasan kritis

Ada dua teknik analisis yang dikembangkan :

1.     Metode Jalur Kritis (Critical Path Method)

2.     Metode PERT (Project Evaluation and Review Technique).

Istilah Jaringan Kerja

1.     Kegiatan (Activity)

Suatu kegiatan merupakan elemen dari proyek yang membutuhkan waktu (duration) dan juga membutuhkan sumber tenaga,equipment, biaya dan sebagainya

2.     KegiatanMemusat (Merge Activity)

Beberapa kegiatan yang berbeda lalu dilanjutkan dengan kegiatan yang sama sehingga disebut kegiatan memusat (lebih dari satu kaitan aliran panah)

3.     Kegiatan Paralel (Parallel Activity)

Adalah kegiatan yang dikerjakan pada waktu yang bersamaan

4.     Alur (Path)

Alur merupakan suatu urutan koneksi, kegiatan yang terkait

5.     Alur Kritis (Critical Path)

Alur terpanjang yang terdapat pada jaringan. Jika terdapat suatu kegiatan yang tertunda (delay) pada alur, maka proyek juga akan tertunda pada waktu yang sama

6.     Kejadian (Event)

Berupa suatu titik dan digunakan ketika sebuah kegiatan dimulai atau selesai. Jadi tidak membutuhkan waktu

7.     KegiatanMemencar (Burst Activity)

Kegiatan ini memiliki lebih dari satu kegiatan yang secara bersamaan mengikutinya (lebih dari satu panah yang terkait mengikutinya)

PENGERTIAN PERT

PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik menilai dan meninjau kembali program). Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama yaitu teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat waktu serta tepat biaya.

PENGERTIAN CPM

•         CPM (Critical Path Method/ metode jalur kritis) adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan.

•         Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

•         CPM merupakan analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan.

Perbedaan PERT dan CPM

•         PERT menggunakan activity oriented, sedangkan dalam CPM menggunakan event oriented.

•         PERT digunakan pada perencanaan dan pengendalian proyek yang belum pernah dikerjakan, sedangkan CPM digunakan untuk menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas yang sudah pernah dikerjakan

•         Pada PERT digunakan tiga jenis waktu pengerjaan yaitu yang tercepat, terlama serta terlayak, sedangkan pada CPM hanya memiliki satu jenis informasi waktu pengerjaan

•         Pada PERT yang ditekankan tepat waktu, sedangkan pada CPM menekankan tepat biaya.

•         Dalam PERT anak panah menunjukkan tata urutan (hubungan presidentil), sedangkan pada CPM tanda panah adalah kegiatan.

•         Pada penentuan perkiraan waktunya, PERT menggunakan rumus, sedangkan CPM menggunakan perhitungan Jalur Kritis

Persamaan PERT dan CPM

•         Mendefinisikan proyek dan semua aktifitas atau tugas yang signifikan. Membuat keterkaitan antara aktivitas-aktivitasnya. Putuskan aktivitas mana yang harus mendahului dan mana yang harus mengikuti yang lain.

•         Menggambar jaringan yang menghubungkan semua aktifitas. Hitunglah jalur kritis paling panjang melalui jaringan itu.

•         Gunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek.

Read More

SYSTEM LIFE CYCLE

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

       PENJELASAN SDLC DALAM PLC Pada dasarnya proyek bersifat unik, apabila proyek pengalami siklus hidup proyek (PLC) berarti proyek yang sedang berjalan mengalami perubahan pada kegiatannya. Hal ini disebabkan karena ada tahap monitoring dan Controlling proyek. Sedangkan SDLC (Siklus Hidup Pengembangan Sistem) merupakan kegiatan pembentukan atau pengembangan software (sistem informasi) yang dalam tahapannya juga mengalami siklus pengembangan pada bagian-bagian tertentu. Hal ini disebabkan karena ada pengujian sistem agar software yang dibangun betul-betul merupakan hasil yang terbaik. Pada tahan pelaksanaan (executing) proyek, disinilah proses SDLC dilakukan. SDLC dibangun mengacu pada dua dokumen yaitu: Project Charter dan Project Management Plan.

         

SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC)

SDLC (Siklus Hidup Pengembangan Sistem) atau Systems Life Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap: rencana (planning), analisis (analysis), desain (design), implementasi (implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).

Keuntungan :

•         Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.

•         Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.

•         Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun departemen.

•         Mendukung proses evaluasi.

•         Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka panjang.

•         Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.

•         Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.

•         Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun departemen.

•         Mendukung proses evaluasi.

•         Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka

Sistem informasi yang terkomputerisasi terdiri dari:

• Hardware

terdiri dari komponen input, proses, output, dan jaringan

• Software

terdiri dari sistem operasi, utilitas, dan aplikasi

• Data

mencakup struktur data, keamanan dan integritas data

• Prosedur

seperti dokumentasi, prosedur sistem, buku petunjuk operasional

dan teknis

• Manusia

pihak yang terlibat dalam penggunaan sistem informasi

Read More

PROCUREMENT & RISK MGT

Manajemen Pengadaan dan Risiko

Project Procurement Management

•       Dalam Manajemen Pengadaan, pengetahuan dasar danketerampilan manajer proyek harus mencakup kemampuan untuk membantu menciptakan, membaca, dan mengelola kontrak.

•       Proses formal untuk mendapatkan barang dan jasa dikenal sebagai Pengadaan. Rencana Manajemen Pengadaan, Pernyataan Pekerjaan Pengadaan (SOW), dokumen pengadaan, permintaan perubahan, dokumentasi pengadaan tambahan dan pelajaran yang dipetik adalah hasil dari Proses Manajemen Pengadaan.

•       Departemen pengadaan adalah nama paling umum untuk departemen yang menangani dan mengendalikan pengadaan. Di beberapa perusahaan, departemen ini juga disebut departemen kontrak, pembelian, atau hukum. Beberapa keterampilan yang diperlukan untuk mengelola pengadaan termasuk memiliki pengetahuan hukum, keterampilan negosiasi dan memahami proses pengadaan. Project Procurement Management

Project Procurement Management

Posting keputusan pengadaan barang atau jasa, manajer pengadaan harus:

• Memfasilitasi untuk membuat Rencana Manajemen Pengadaan
• Pernyataan Kerja Pengadaan (SOW)
• Tentukan jenis kontrak
• Tentukan dokumen pengadaan
• Permintaan Proposal (RFP)
• Undangan Penawaran (IFB)
• Permintaan Penawaran (RFQ)
• Kirim dokumen ke penjual Project Procurement Management

Manajemen Risiko

Bagaimana mengelola manajemen risiko sehingga proyek bisa diselesaikan sesuai dengan jadwal yang ditentukan dan budget yang disepakai serta kualitas yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan pada awal proyek

Pengertian Risiko

1.     Berhubungan dengan kejadian di masa yang akan datang.

2.     Melibatkan perubahan seperti perubahan pikiran, pendapat, aksi atau tempat.

3.     Melibatkan pilihan yang tak pasti.

Project Risk Management

Meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek.

1.     Plan Risk Management. Menentukan metode pendekatan perencanaan dan pelaksanaan manajemen ririko yang akan ditetapkan

2.     Identify Risks. Mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berdasarkan karakteristiknya serta mendokumentasikannya

3.     Qualitative Risk analysis. Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko

4.     Quantitative Risk. Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko

5.     Plan Risk Progress. menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak

6.     Control Risks. Memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru dan mengontrol dampaknya

Identifikasi Risiko

•       Idenfitikasi risiko adalah usaha sistematis untuk menentukan ancaman terhadap rencana proyek (perkiraan jadwal, pemuatan sumber daya dll)

•       Tom Gilb menyatakan bahwa ¨Bila anda tikad aktif menyerang risiko, maka mereka akan aktif menyerang anda.¨

•       Metode untuk mengidentifikasi risiko adalah dengan membuat checklist item risiko

Read More

HR & STAKEHOLDER MANAGEMENT

Manajemen SDM & Stakeholder

Mengelola Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia Tim proyek biasanya merupakan salah satu faktor paling penting dalam keberhasilan suatu proyek. Jika Anda memiliki tim yang bagus, Anda akan memiliki proyek yang sukses. Bidang pengetahuan ini berkaitan dengan mendapatkan tim yang tepat, memastikan kepuasan SDM, dan melacak kinerja SDM

Kegiatan mengelola sumber daya manusia

A.   Plan HR Management. Mengeidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggung jawab

B.   Menunjuk/ mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek.

C.   Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerjasama tim untuk meningkatkan kinerja proyek

D.   Mengelola project team dengan mengkoordinir dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik, dan membantu memecahkan masalah proyek

Project Stakeholder Managemet

Stakeholder proyek adalah pihak-pihak baik secara individual, kelompok, maupun organisasi yang mungkin mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, dan hasil dari suatu proyek. Dalam Stakeholder Management berdasarkan PMBOK 5th Edition, stakeholder harus diidentifikasi sebelum proyek dimulai.

Kegagalan dalam mengelola stakeholder dapat menyebabkan dampak yang jelek terhadap kinerja proyek seperti:

•         Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil.

•         Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah untuk mengatasi risiko proyek.

•         Tingginya konflik yang tidak teratasi.

•         Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek.

Mengelola Pemangku Kepentingan

Terdapat empat proses dalam stakeholder management, yaitu:

1. Identifikasi Stakeholder (Initiating)

2. Perencanaan Pengelolaan Stakeholder (Planning)

3. Pengelolaan Keterlibatan Stakeholder (Executing)

4. Pengendalian Keterlibatan Stakeholder (Monitoring – Controlling)

Stakeholder Proyek

Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek.

Stakeholder termasuk :

• Sponsor proyek

• Manajer proyek

• Tim proyek

• Staff pendukung

• Pelanggan

• Pengguna

• Pemasok

Teknik Ananlisis Stakeholder

Analisis stakeholder merupakan salah satu alat atau teknik dalam menghasilkan suatu daftar stakeholder yang akan berguna dalam mengembangkan rencana pengelolaan stakeholder proyek.

 Berdasarkan PMBOK 5th Edition, langkah-langkah dalam melakukan analisis stakeholder adalah sebagai berikut:

•         Identifikasi semua stakeholder dan informasi yang terkait seperti peran, departemen, kepentingan, pengetahuan, harapan, dan tingkat pengaruh.

•         Analisis dampak atau dukungan potensial pada masing-masing stakeholder yang dapat dikembangkan dan diklasifikasikan untuk pengembangan strategi.

•         Menilai bagaimana stakeholder utama bereaksi atau merespon pada berbagai situasi untuk merencanakan bagaimana mempengaruhi mereka dalam meningkatkan dukungan mereka dan mengantisipasi dampak negatif yang mungkin muncul.

Model Klasifikasi Stakeholder

1.     Power / interest grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan kepentingan stakeholder berdasarkan hasil / outcome proyek.

2.     Power / influence grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan pengaruh / keterlibatan mereka dalam proyek.

3.     Influence / impact grid, berdasarkan tingkat pengaruh / keterlibatan di proyek dan kemampuan mereka untuk memberikan besaran dampak terhadap proyek (rencana – pelaksanaan).

4.     Salience model, yang menjelaskan kelas stakeholder berdasarkan kekuasaannya, tingkat kepentingan, dan legitimasi.

Keahlian untuk Manajer Proyek

1.     Manajer Proyek memerlukan baik ketrampilan “hard skills” maupun “soft kills”

2.     Keahlian komunikasi: mendengar, menyakinkan.

3.     Keahlian organisasional: merencanakan, menetapkan sasaran, menganalisis.

4.     Keahlian membangun tim: menunjukkan empati, memotifasi, mempromosikan semangat kebersamaan.

5.     Keahlian memimpin: memberi contoh, membuat visi (gambaran umum), mendelegasikan, positif, enerjik.

6.     Keahlian menangani: fleksibel, kreatif, sabar, mantap.

7.     Keahlian teknologi: pengalaman, pengetahuan proyek.

Read More