Document & Communication

Dokumen dan Komunikasi Proyek

Mengelola Komunikasi Proyek Bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien. Komunikasi dengan para pemangku kepentingan sering menjadi faktor kunci yang memungkinkan para pemangku kepentingan untuk merasa puas bahkan ketika perubahan yang tidak terduga terjadi.

Kegiatan mengelola Komunikasi

•         Merencanakan Manajemen Komunikasi. Menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder, seperti surat edaran investor, pembaruan kemajuan, perubahan proyek.

•         Mengatur Komunikasi. Selama pelaksanaan proyek, rencana komunikasi dipraktekkan dan komunikasi dikelola secara aktif.

•         Mengontrol Komunikasi. Selama titik-titik status reguler, komunikasi proyek ditinjau dan revisi rencana komunikasi dimulai.

PROJECT CHARTER

Project charter, yang kadang disebut Project Overview Statement (POS) alias ikhtisar proyek, merupakan dokumen bertanda tangan yang secara resmi mendefinisikan serta mengesahkan sebuah proyek. Oleh karena itu, project charter ini dibuat tentu saja setelah proposal proyeknya disetujui. Tanpa project charter, tujuan proyek akan menjadi ambigu dan kadang tidak dipahami secara benar oleh para stakeholder. Masing-masing mungkin saja memiliki sudut pandang yang berbeda

Komponen Project Charter (sederhana)

1.     Pernyataan masalah (Problem Statement) Masalah ditangkap dalam bentuk pengukuran

2.     Kasus bisnis (Business Case) Alasan bisnis untuk menjalankan proyek

3.     Pernyataan Sasaran / Goal Statement Target pengukuran proses

4.     Garis waktu (Timeline) Kapan setiap fase proyek akan selesai

5.      Cakupan (Scope) Apa yang ada dan apa yang keluar dari proyek

6.     Anggota tim (Team Members) Orang-orang yang akan berpartisipasi dalam proyek ini

Faktor Penentu Keberhasilan

•         Komitmen dan hubungan dari pihak manajemen

•         Komitmen dan dukungan dari tim proyek

•         Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompentensi masing-masing

•         Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek

•         Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)

•         Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek

•         Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap

•         Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek sesuai dan memadai

Keuntungan yang Diharapkan

Dari sisi admin perpustakaan

• Mempermudah penyimpanan data perpustakaan

• Mempermudah menginput data anggota

• Mempermudah Transaksi Peminjaman, Pengembalian + Denda

• Mempermudah mendapat informasi Buku, Anggota, Transaksi

• Mempermudah mencetak Kartu Anggota

• Mempermudah mencetak laporan dan dokumen lainnya

Dari sisi pemakai

• Mempermudah Pencarian buku + Info Buku

• Mempermudah Pelayanan Pendafataran

• Mempermudah Pelayanan Peminjaman

• Mempermudah Pelayanan Pengembalian