PROCESS GROUP PROJECT

Kelompok Proses Proyek

Inisiasi Proyek (Initiating Proyek)

•         Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai, dalam
artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam
bentuk definisi/piagam proyek (project definition/charter).

•         Dari definisi proyek inilah akan kelihatan gambaran global
sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini
biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu
pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.

•         Inisiasi proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek
akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam
perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan
manajemen proyek (project management plan)

Tujuan Inisiasi Proyek

•         Menentukan tujuan proyek secara rinci

•         Mengidentifikasi faktor-faktor penentu untuk pelaksanaan proyek

•         Menentukan scope, jadwal, kebutuhan sumber daya proyek
secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek
sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek
Menentukan kriteria keberhasilan proyek

Mekanisme Inisiasi Proyek

•         Pemilik proyek (project owner) memberikan penugasan (assignment) kepada manajer proyek dan tim proyek

•         Manajer dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi/piagam proyek (project definition/charter) dan disetujui oleh pemilik proyek. Dan selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek.

Catatan/Notes

•         Pelaksanaan project initiation adalah manajer proyek dan tim
proyek

•         Project team assignment merupakan input bagi project initation dan ditandatangi oleh pemilik

•          Project team assignment bisa dalam bentuk surat perintah kerja, atau surat Keterangan Lainnya

Perencanaan Proyek (Planning Project)

•         Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah merencanakan proyek dalam bentuk Project Management Plan berupa deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat.

•         Semakin kompleks dan besar sebuah proyek maka semakin lengkap pula perencanaan manajemen proyek tersebut.

•         Perencanaan proyek secara umum berisi : ruang lingkup proyek (scope), waktu pengerjaan proyek (time), rencana anggaran biaya proyek (cost), kualitas proyek (quality), sumber daya proyek (resource), manajemen risiko (risk), perencanaan komunikasi (communication), pengadaan (procurement), integrasi (integration), serta pemangku jabatan (stakeholder)

Tujuan Perencanaan Proyek :

1.     Menentukan scope, schedule, cost proyek

2.     Menetapkan prosedur pengontrolan proyek

3.     Menentukan kualifikasi, personil, peran & tanggung jawab

4.     Mengidentifikasi risiko proyek & tindakan penanggulangannya

5.     Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek

6.     menyetujui project baseline untuk mengukur kinerja proyek

Mekanisme Perencanaan Proyek:

1.     Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek mempelajarai kembali Project Definition/Charter

2.     Membuat Project Manajemen Plan berdasarkan Project Charter

3.     Persetujuan (approve) dari pemilik proyek, bahwa project management plan tersebut akan dijadikan sebagai acuan dalam pelaksaan proyek

Pelaksanaan Proyek (Project Executing)

Setelah proyek direncankan secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutny adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam suatu action atau tindakan. Pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalam project management plan inilah yang disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek (project execution). Jadi, pada intinya project execution adalah merupakan tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.

Tujuannya Project Executing

1.    Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam perencanaan manajemen proyek (project management plan)

2.    Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil

3.    Merealisasikan perubahan perencanaan proyek.

Mekanisme Pelaksanaan Proyek :

1.    Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerjasama tim selama proyek berlangsung (atau pembentukan team building)

2.    Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas yang sudah tertuang di dalam project management plan

3.    Membuat laporan pelaksanaan proyek

4.    Mendapatkan persetujuan atau approval untuk setiap fase pekerjaan atau deliverable proyek yang telah diselesaikan

Sumber :
1. http://manajemenproyek01.blogspot.com/2016/08/006-kelompok-proses-manajemen-proyek.html

2.  https://ivansteritory.blogspot.com/2014/02/kelompok-kelompok-proses-manajemen.html